Informatie betreffende het OCMW van Ukkel (hierna “de verwerkingsverantwoordelijke”):

OCMW van Ukkel
Alsembergsesteenweg 860
1180 Ukkel
Tel.: 0032 2 370 75 11
Gegevens van de DPO: dpo@cpasuccle.be

Privacybeleid van het OCMW van Ukkel

I.Waarom dit privacybeleid?
Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn van Ukkel (hierna “het OCMW”) is een lokale openbare dienst. Zijn opdracht is maatschappelijke steun verlenen die de gemeenschap verschuldigd is aan gezinnen en personen. Het garandeert elke persoon een leven overeenkomstig de menselijke waardigheid.

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens overeenkomstig de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna “de privacywet”) en de Europese Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (hierna “de Verordening”).

Het OCMW is zich ten volle bewust van zijn verantwoordelijkheid om de persoonsgegevens van alle natuurlijke personen wier gegevens het bezit optimaal te beschermen, en stelt alles in het werk om te handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “de AVG” volgens zijn Nederlandse acroniem).

Met voorliggend beleid willen wij verklaren hoe het OCMW de persoonsgegevens verwerkt (i.e. verzamelt, gebruikt, bewaart) van alle natuurlijke personen wier gegevens het in het kader van zijn opdracht verzamelt, en welke maatregelen worden genomen om de vertrouwelijkheid en de veiligheid ervan te beschermen.

ii.Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke of rechtspersoon die de doeleinden en technische en juridische middelen bepaalt van de verwerking van de persoonsgegevens. Uw verwerkingsverantwoordelijke is het OCMW.

Het OCMW verbindt zich er tevens toe uw persoonsgegevens evenredig te verwerken en te bewaren ten aanzien van de vastgestelde doeleinden.

De onderaannemer

De onderaannemer is elke natuurlijke of rechtspersoon die de persoonsgegevens op aanvraag en voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. De onderaannemers worden zorgvuldig door het OCMW uitgekozen. Elke onderaannemer moet voldoende garanties bieden betreffende de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen rondom de verwerking van de gegevens.

De verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke

Het OCMW verbindt zich ertoe alle nodige technische en organisatorische maatregelen te nemen om een veilige verwerking van uw persoonsgegevens te garanderen. Het OCMW is ertoe gehouden binnen de door de Verordening vastgelegde termijnen verslag uit te brengen aan het bevoegde controleorgaan over elke opening in de veiligheid die een risico zou kunnen vormen voor de rechten en de vrijheid van de betrokkenen.

iii.Welke persoonsgegevens worden verzameld en hoe?
Een “persoonsgegeven” is elke informatie over een direct of indirect geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. (hierna “gegevens”).

Het OCMW verzamelt uitsluitend adequate en relevante gegevens die noodzakelijk zijn voor de vastgestelde, expliciete en rechtmatige doeleinden waarvoor zij verwerkt worden.

Het OCMW verzamelt uw gegevens met name wanneer u maatschappelijke steun of een leefloon aanvraagt, een vraag voor huisvesting indient, onze website bezoekt, uw kandidatuur indient, enz. Voor de goede verwerking van uw aanvragen en dossiers, kunnen onze beambten gehouden zijn de volgende gegevenscategorieën te verzamelen:
• Informatie over uw identiteit: naam, voornaam, rijksregisternummer, geboorteplaats, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit;
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres;
• Informatie over het gezin: gedetailleerde gezinssamenstelling;
• Financiële informatie: bankrekeningnummer, maand-/jaarinkomen (professioneel, roerende goederen, …), sociale uitkeringen of gezinsbijlagen, pensioenstrookje, aanslagbiljet personenbelasting;
• Informatie over de opleiding: curriculum vitae, diploma's, certificaten;
• Persoonlijke informatie van gevoeliger aard: in enkele gevallen het uittreksel uit het strafregister of medische gegevens (Katz-schaal, medisch rapport, situatie van het ziekenfonds of verblijfsvergunning).
Deze lijst geldt als voorbeeld en is niet restrictief.

iv. Wat is het doel van de verzameling en de verwerking van uw persoonsgegevens?
Het OCMW handelt in het kader van zijn wettelijke opdrachten zoals bepaald door de organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 8 juli 1976.

Als beheerder van rusthuizen, rust- en verzorgingstehuizen en het Kindertehuis Asselbergs, past het OCMW de verschillende geldende wetten en reglementen toe.

In naleving van de geldende wetten en reglementen beheert het OCMW verschillende diensten, zoals de UTD (Ukkelse Thuisdienst), de Crèche Asselbergs, de dienst “Dienstencheques”, de Baby halte, het GVDC (gratis voedseldistributiecentrum), de dienst onthaalouders, de LOI (lokale opvanginitiatieven), het medisch centrum, enz. De gegevens worden verwerkt in overeenstemming met het beleid zoals beschreven in de voornoemde verordening (AVG).

Deze lijst geldt als voorbeeld en is niet restrictief.

v.Wie ontvangt uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zijn in eerste instantie uitsluitend bestemd voor interne doeleinden van het OCMW.

Het OCMW deelt sommige persoonsgegevens met verschillende openbare of privé-instellingen in het kader van de uitvoering van zijn opdracht, of wanneer het daar krachtens de wet toe gehouden is. In uitzonderlijke gevallen kan om uw goedkeuring worden gevraagd met betrekking tot het gebruik van de verzamelde gegevens.

Het OCMW brengt sommige gegevens over aan onderaannemers wanneer dat strikt noodzakelijk is voor de werking van bestaande beheerstoepassingen of -systemen waarvoor het OCMW overeenkomsten heeft afgesloten. De onderaannemers kunnen slechts handelen overeenkomstig de hun door het OCMW meegedeelde instructies.

In geen geval zal het OCMW persoonsgegevens aan derden verkopen of meedelen voor commerciële doeleinden.

vi.Wettelijk karakter van de verwerking
Het OCMW gebruikt uw gegevens in het kader van zijn opdracht uitsluitend op basis van ten minste één van de volgende redenen, overeenkomstig artikel 6 van de AVG:
• De verwerking is noodzakelijk in naleving van een wettelijke verplichting waaraan het OCMW is onderworpen;
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een opdracht van openbaar belang of in het kader van de uitvoering van het openbaar gezag dat het OCMW heeft;
• U heeft uw toestemming gegeven voor de verwerking van uw gegevens voor één of meerdere welbepaalde doeleinde(n);
• De verwerking is noodzakelijk voor het opmaken van een overeenkomst of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw aanvraag worden genomen;

In bepaalde gevallen is de verwerking bij uitzondering noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het OCMW.

vii.De bewaring van uw gegevens
Het OCMW bewaart uw persoonsgegevens:
• overeenkomstig de toepasbare wettelijke bepalingen;
• wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat die de duur van bewaring van de gegevens bepaalt, zo lang als nodig is voor de uitvoering van de desbetreffende verwerking (waarbij de termijnen worden verlengd met de wettelijk voorgeschreven duur).
viii.Wat zijn uw rechten?
De artikelen 12 tot 22 van de AVG beschrijven de verschillende rechten van betrokkenen zoals uzelf.

Bepaalde rechten zijn echter onderworpen aan wettelijke voorwaarden. U kunt ze doen gelden op de voorwaarden waarin de reglementering voorziet en mits ze de rechten en vrijheden van derden niet schenden (beroepsgeheim, privacy, enz.).

Voor uw persoonsgegevens die door het OCMW verwerkt worden, heeft u als betrokkene met name de volgende rechten:

Recht op informatie: Overeenkomstig het transparantieprincipe van de AVG, heeft u het recht op heldere informatie over uw gegevens die door het OCMW bewaard en verwerkt worden;

Recht op inzage in uw persoonsgegevens: U heeft het recht om uw persoonsgegevens te bekijken en er een gratis kopie van te ontvangen;

Recht op rectificatie: U heeft het recht om rectificatie van onjuiste en om aanvulling van onvolledige persoonsgegevens te vragen;

Recht op gegevenswissing: U heeft het recht om te vragen om gegevenswissing op bepaalde voorwaarden, met name wanneer zij niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij verzameld of verwerkt worden. Het dient evenwel te worden benadrukt dat dit recht op gegevenswissing of vergetelheid ondergeschikt is zodra een hoger belang in het spel is en gelet op de wettelijke verplichtingen van bewaring van het OCMW;

Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om te vragen om, in voorkomend geval, tijdelijke opschorting van het gebruik van sommige gegevens, met name wanneer zij betwist worden (met uitzondering van de verwerking van de bewaring van de gegevens);

Recht op intrekking van toestemming: Voor zover de verwerking van uw gegevens berust op uw toestemming, kunt u op elk moment uw toestemming intrekken zonder het wettelijk karakter te schenden van de op uw toestemming voor de intrekking beruste verwerking;

Recht op overdraagbaarheid: Uitsluitend wanneer de verwerking berust op uw voorafgaande toestemming of op een overeenkomst, mag u om de door u verschafte gegevens vragen voor persoonlijk gebruik, of om ze over te dragen aan een derde, in een machineleesbare vorm als dat technisch mogelijk is.

Door zelf uw persoonsgegevens aan het OCMW te leveren, houdt u grip op de gegevens. Als blijkt dat bepaalde informatie onjuist of onvolledig is, behouden wij ons het recht voor bepaalde voorgenomen bewerkingen tijdelijk of definitief te weigeren.

ix.Hoe kunt u uw rechten doen gelden?
U kunt uw rechten doen gelden door het aanvraagformulier gedateerd en ondertekend terug te sturen
• per e-mail naar onze DPO op het volgende adres: dpo@cpasuccle.be
• of per post naar het OCMW van Ukkel – ter attentie van de DPO, Alsembergsesteenweg 860 - 1180 Ukkel

U kunt het aanvraagformulier in PDF-formaat HIER downloaden.

Opgelet!
De aanvraag moet worden vergezeld gaan van een recto-versokopie van uw identiteitsbewijs.

Als u van mening bent dat het OCMW uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de geldende reglementering heeft beschermd of verwerkt, heeft u het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35 - 1000 BRUSSEL
Telefoon: 02/274.48.00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

x.Update
Het OCMW van Ukkel kan zijn privacybeleid op elk moment bijwerken. Wijzigingen zullen te allen tijde in voorliggend privacybeleid helder aan de gebruikers worden meegedeeld.

Historiek van de wijzigingen

Versie : 1
Beschrijving van de verandering : Aanvankelijk nummer
Goedkeuring : Directie
Datum van uitgifte : 21.04.2020